Sekudoc è il sistema realizzato da Kreosoft per l’invio dei documenti aziendali presso un prestatore abilitato alla conservazione elettronica.
La soluzione è progettata per integrarsi con EK CLOUD e inserirsi progressivamente nei flussi documentali delle altre soluzioni seguite da Kreosoft, supportando imprese, studi commerciali e organizzazioni nella gestione sicura, ordinata e conforme dei propri archivi digitali.
Sekudoc nasce per rispondere alle esigenze di conservazione dei documenti informatici secondo il quadro normativo europeo eIDAS e la normativa sammarinese, con particolare riferimento al Decreto Delegato 13 novembre 2024 n.173.
Il decreto recepisce nell’ordinamento della Repubblica di San Marino il Regolamento eIDAS e disciplina, tra gli altri aspetti, la gestione, la trasmissione e la conservazione del documento elettronico non amministrativo. (San Marino Ufficiale)
Sekudoc è la soluzione Kreosoft dedicata alla conservazione digitale dei documenti informatici, sviluppata per aziende, studi professionali e operatori economici che devono conservare nel tempo fatture elettroniche, registri, libri aziendali, documenti amministrativi e altri archivi digitali.
Il sistema si integra con EK Cloud e permette di automatizzare il processo di invio in conservazione, riducendo attività manuali, errori operativi e dispersione dei documenti in cartelle, archivi locali o piattaforme separate.
La normativa sammarinese prevede che gli obblighi di conservazione ed esibizione possano essere soddisfatti mediante documenti elettronici non amministrativi, purché le procedure adottate rispettino le norme tecniche previste e la conservazione venga effettuata da un prestatore abilitato o iscritto negli appositi elenchi di fiducia.
Sekudoc supporta questo modello operativo collegando i documenti prodotti dalle soluzioni Kreosoft a un processo di conservazione strutturato, tracciabile e consultabile nel tempo.
I documenti vengono organizzati per preservarne autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, caratteristiche richieste dalla normativa sammarinese per i sistemi di conservazione dei documenti informatici. (San Marino Ufficiale)
Vuoi conservare i tuoi documenti digitali senza procedure manuali?
Ogni attività produce documenti che devono essere archiviati, ricercati, esibiti e conservati correttamente nel tempo.
Sekudoc semplifica questo processo attraverso un sistema integrato e scalabile, adatto sia alle singole aziende sia agli studi professionali che gestiscono gli archivi di più clienti.
Per le aziende che devono conservare fatture elettroniche, registri, documenti contabili, libri aziendali e altri documenti informatici.
Sekudoc permette di superare cartelle condivise, archivi locali e procedure manuali, centralizzando il processo di conservazione in un ambiente strutturato e controllabile.
La normativa sammarinese richiede che il sistema di gestione informatica dei documenti elettronici non amministrativi assicuri l’indicizzazione e la ricerca dei documenti. Sekudoc risponde a questa esigenza rendendo gli archivi più ordinati, consultabili e verificabili nel tempo.
Per gli studi commerciali che vogliono organizzare in modo più efficiente la conservazione digitale dei documenti dei propri clienti.
Grazie all’integrazione con Ek Cloud, lo studio può selezionare gli operatori economici da attivare, organizzare gli invii in conservazione e monitorarne gli esiti.
Per gli studi che utilizzano Passcom, Sekudoc può affiancare il gestionale nella gestione del ciclo documentale, collegando progressivamente la produzione dei documenti alla loro conservazione.
Il servizio diventa così continuativo e replicabile anche quando lo studio gestisce numerose aziende e grandi volumi documentali.
Sekudoc è adatto anche ad associazioni, enti e organizzazioni che gestiscono archivi complessi e necessitano di conservare i documenti in modo tracciabile, sicuro e conforme.
La gestione digitale permette di ridurre la dipendenza dagli archivi cartacei, migliorare l’organizzazione interna e rendere più semplice la consultazione dei documenti nel tempo.
Sekudoc non è un archivio separato da alimentare manualmente.
Il collegamento con Ek Cloud permette di integrare la conservazione nei flussi già utilizzati dall’azienda o dallo studio, riducendo la necessità di esportare, scaricare e caricare documenti su piattaforme esterne.
Sekudoc permette di monitorare lo stato degli invii e gli esiti restituiti dal sistema di conservazione.
L’utente mantiene una visione chiara dei documenti trasmessi, di quelli correttamente acquisiti e delle eventuali anomalie da verificare.
Sekudoc è progettato per supportare la conservazione digitale secondo il quadro europeo eIDAS aggiornato e la normativa sammarinese sul documento elettronico non amministrativo.
Il riferimento principale è il Decreto Delegato 13 novembre 2024 n.173, che stabilisce i principi relativi ai prestatori abilitati, alla conformità delle procedure, alla ricerca dei documenti e alle caratteristiche che il sistema deve preservare.
Il Decreto Delegato 13 novembre 2024 n.173 prevede che il documento elettronico non amministrativo si consideri conservato a norma di legge quando la conservazione è effettuata da un prestatore iscritto negli elenchi previsti dalla normativa sammarinese o negli appositi elenchi di fiducia.
Sekudoc invia i documenti al conservatore collegato al servizio, inserendo i flussi documentali Kreosoft all’interno di un processo strutturato di conservazione.
L’automazione riduce le operazioni ripetitive legate alla raccolta, all’esportazione e alla trasmissione dei documenti.
Il personale amministrativo e lo studio commerciale possono quindi dedicare meno tempo alla preparazione manuale degli archivi.
I documenti possono essere inviati automaticamente in conservazione in base alle regole configurate e alle tipologie documentali attivate.
Si riducono così esportazioni periodiche, caricamenti manuali e passaggi su sistemi esterni.
I documenti vengono organizzati in modo strutturato per facilitarne ricerca, consultazione e verifica.
La conservazione non rappresenta quindi soltanto un adempimento, ma contribuisce anche a costruire un archivio digitale più ordinato e utilizzabile nel tempo.
Sekudoc riunisce gli strumenti necessari per organizzare l’invio in conservazione dei documenti prodotti e ricevuti dall’azienda o dallo studio.
Le fatture elettroniche attive e passive possono essere inviate automaticamente in conservazione, riducendo le procedure manuali e mantenendo sotto controllo il ciclo documentale.
Gli studi commerciali e le organizzazioni che seguono più operatori economici possono organizzare la conservazione per diverse aziende, mantenendo distinti archivi, documenti e flussi operativi.
I documenti vengono classificati attraverso le informazioni necessarie alla loro identificazione.
Questo facilita l’indicizzazione, la ricerca e la consultazione degli archivi conservati.
Kreosoft affianca aziende e studi durante l’attivazione, la configurazione iniziale e l’avvio operativo del servizio.
Sekudoc si integra con Ek Cloud per conservare le fatture elettroniche e le tipologie documentali gestite attraverso la piattaforma.
L’integrazione permette ad aziende e studi commerciali di collegare la fatturazione elettronica al successivo processo di conservazione.
Ogni invio può essere tracciato e verificato.
Il sistema permette di controllare lo stato dei documenti e di individuare eventuali anomalie da gestire.
Oltre alle fatture elettroniche, Sekudoc può gestire ulteriori classi documentali, come registri, libri aziendali, documenti amministrativi e altri documenti informatici.
Le tipologie effettivamente disponibili dipendono dalla configurazione del servizio e dalle classi documentali attivate.
Sekudoc supporta la conservazione dei documenti per il periodo stabilito dalle norme applicabili alla specifica tipologia documentale.
Gli archivi rimangono organizzati, disponibili e consultabili nel tempo.
La prima integrazione disponibile è con EK Cloud che consente di collegare direttamente i flussi documentali al servizio di conservazione.
Sekudoc è inoltre progettato per estendere progressivamente la conservazione anche ai documenti gestiti da altre soluzioni Kreosoft o da software di terze parti, attraverso collegamenti API e in base alle integrazioni e alle classi documentali disponibili.
Conservazione digitale automatica per le fatture elettroniche
L’integrazione tra Sekudoc ed EK Cloud collega il processo di fatturazione elettronica alla conservazione digitale.
Le fatture gestite in EK Cloud possono essere trasmesse in conservazione senza doverle scaricare e caricare manualmente su piattaforme separate.
Gli utenti possono controllare gli invii e gli esiti partendo dall’ambiente di lavoro già utilizzato per la gestione dei documenti.
Per gli studi commerciali, l’integrazione permette di offrire ai clienti un servizio più completo e organizzato, riducendo le attività ripetitive e semplificando la gestione delle scadenze di conservazione.
La conservazione digitale non coincide con il semplice salvataggio di un file in una cartella o in uno spazio cloud.
Un sistema di conservazione deve preservare nel tempo le caratteristiche necessarie affinché il documento rimanga autentico, integro, affidabile, leggibile e reperibile.
Il Decreto Delegato 13 novembre 2024 n.173 recepisce nell’ordinamento sammarinese il Regolamento eIDAS e le sue successive modifiche e disciplina la gestione, la trasmissione e la conservazione del documento elettronico non amministrativo.
Sekudoc supporta questo modello collegando le soluzioni Kreosoft a un processo strutturato di invio, controllo e conservazione dei documenti.
Aziende e studi professionali possono così organizzare gli archivi digitali in modo più sicuro, tracciabile e coerente con l’evoluzione della normativa europea e sammarinese.
La disponibilità delle singole classi dipende dalla configurazione e dalle integrazioni attivate.
Sekudoc è il sistema Kreosoft per l’invio dei documenti aziendali presso un prestatore abilitato alla conservazione elettronica.
È integrato con EK Cloud ed è progettato per estendersi progressivamente alle altre soluzioni e ai flussi documentali seguiti da Kreosoft.
Sì. Sekudoc nasce per supportare aziende, studi professionali e operatori economici sammarinesi nella gestione della conservazione digitale secondo il quadro normativo applicabile nella Repubblica di San Marino.
No. L’integrazione principale riguarda le fatture elettroniche gestite attraverso EK Cloud, ma il sistema può supportare ulteriori tipologie documentali, come registri, libri aziendali e documenti amministrativi.
Le classi effettivamente disponibili dipendono dalla configurazione attivata.
Sì. Sekudoc si integra con EK Cloud per automatizzare l’invio in conservazione delle fatture elettroniche e delle altre tipologie documentali previste.
Sì. Sekudoc supporta la gestione multiazienda e permette agli studi commerciali di organizzare separatamente la conservazione per più operatori economici.
Sì. Conservare un PDF in una cartella, su un server o in un normale spazio cloud non equivale automaticamente alla conservazione a norma.
La conservazione deve seguire procedure conformi alle norme applicabili e deve preservare nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del documento.
La normativa sammarinese richiede che il sistema assicuri autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti conservati. (San Marino Ufficiale)
Un archivio digitale deve permettere di identificare e recuperare i documenti nel tempo.
Il Decreto Delegato n.173/2024 prevede espressamente che il sistema di gestione informatica assicuri l’indicizzazione e la ricerca dei documenti elettronici non amministrativi.
Sekudoc è progettato per inserire i documenti in un processo di conservazione coerente con il quadro eIDAS aggiornato e con la normativa sammarinese.
L’invio viene effettuato verso il prestatore collegato al servizio, secondo le condizioni e le qualifiche applicabili alla specifica conservazione attivata.
Sì. La soluzione è progettata tenendo conto delle disposizioni sammarinesi sul documento elettronico non amministrativo, con particolare riferimento al Decreto Delegato 13 novembre 2024 n.173.
No. Sekudoc nasce per automatizzare la trasmissione dei documenti dalle soluzioni collegate, riducendo esportazioni, caricamenti e passaggi su piattaforme esterne.
Sì. Il servizio può essere configurato per gestire documenti riferiti a uno specifico anno, ad annualità complete o a periodi parziali non ancora conservati.
La possibilità effettiva dipende dalla disponibilità e dalla qualità dei documenti presenti negli archivi di origine.
Sì. Kreosoft affianca aziende e studi commerciali durante la configurazione, l’attivazione delle aziende, la definizione delle annualità e l’avvio operativo del servizio.
Con Sekudoc puoi collegare fatturazione elettronica, gestione documentale e conservazione in un unico ecosistema integrato.
Riduci le attività manuali, organizza meglio gli archivi e conserva i documenti attraverso un processo sicuro, tracciabile e coerente con la normativa applicabile.
Software gestionali per PMI e professionisti, in Italia e a San Marino. Fatturazione, magazzino e digitalizzazione, in un unico ecosistema.
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