La conservazione digitale qualificata a San Marino è disciplinata dalla legge del 2024, che introduce nuove regole per la conservazione digitale dei documenti aziendali. Conservare digitalmente a norma di legge una fattura elettronica, un libro aziendale, un contratto o una corrispondenza commerciale non significa più semplicemente mantenerli all’interno di un qualsiasi archivio digitale. La conservazione digitale a San Marino prevede infatti che i documenti vengano affidati a un operatore certificato, riconosciuto dall’autorità pubblica competente.

La legge sammarinese individua due distinte modalità di conservazione digitale. La prima diventa operativa con l’accreditamento dei primi conservatori presso l’Autorità sammarinese ICT-C. La seconda entrerà in piena operatività con la firma dell’accordo di associazione tra San Marino e l’Unione Europea, attesa per il 19 ottobre 2026, e con l’attivazione degli elenchi di fiducia eIDAS.

Comprendere la differenza tra queste due modalità di conservazione è importante per chiunque gestisca documenti di rilevanza giuridica, fiscale o contrattuale.

Conservazione digitale a San Marino: la modalità regolata dall’Autorità ICT-C

La prima modalità di conservazione digitale è quella resa operativa dai regolamenti tecnici entrati in vigore lo scorso 11 settembre 2026.

In questo regime, i documenti vengono affidati a operatori iscritti in un registro nazionale tenuto e vigilato dall’Autorità ICT-C, l’organo sammarinese competente per la supervisione dei servizi digitali.

Per essere ammesso nel registro, un operatore deve dimostrare di possedere requisiti precisi: solidità finanziaria, una struttura organizzativa adeguata, misure di sicurezza certificate e procedure documentate per ricevere, custodire e restituire i documenti affidati.

Se il servizio cessa o cambia gestore, il cliente deve poter portare con sé tutti i propri documenti, completi delle informazioni necessarie a verificarne l’autenticità.

L’effetto giuridico più concreto è che chi affida i propri documenti a uno di questi operatori è sollevato dall’obbligo di conservarli in proprio, sia nella forma digitale sia in quella cartacea.

Non è quindi più necessario mantenere archivi fisici di carta né gestire copie di backup autonome: il custode digitale certificato risponde al posto del cliente. Il documento così conservato ha piena valenza probatoria nell’ordinamento sammarinese.

Questo sistema è quello a cui imprese e professionisti sammarinesi possono rivolgersi già oggi. Il suo perimetro di riconoscimento, però, è circoscritto alla Repubblica: un documento conservato secondo questo regime non è automaticamente riconosciuto negli ordinamenti degli Stati membri dell’Unione Europea.

Al di fuori di San Marino, l’efficacia probatoria per questa modalità di conservazione non è automatica, ma è garantita di volta in volta dalle procedure di conservazione adottate dall’operatore certificato, che assicurano l’integrità, l’autenticità e la tracciabilità del documento in ogni fase del suo ciclo di vita.

Conservazione digitale qualificata europea ed eIDAS 2

La seconda modalità riguarda la conservazione digitale qualificata europea ed è legata alla firma dell’accordo di associazione tra San Marino e l’Unione Europea, prevista per il 19 ottobre 2026.

Con quella firma, San Marino attiva gli elenchi di fiducia, i registri europei dei prestatori di servizi di conservazione qualificata fondati sulle regole del Regolamento eIDAS, e con essi il riconoscimento transfrontaliero dei documenti conservati.

La differenza rispetto alla prima modalità non è soltanto di grado, ma di natura.

I requisiti per ottenere la qualificazione europea sono molto stringenti: l’operatore deve disporre di un capitale minimo garantito, sottoscrivere una copertura assicurativa adeguata ai rischi dell’attività e impiegare personale con qualifiche tecniche certificate, ecc.

Solo dopo aver superato una valutazione condotta da un organismo indipendente accreditato a livello europeo può essere iscritto negli elenchi di fiducia europei eIDAS.

Il risultato è concreto: un documento conservato da un prestatore iscritto negli elenchi di fiducia ha valore giuridico riconosciuto in tutta Europa, allo stesso titolo di un documento conservato da un operatore qualificato in Germania, Francia o Italia.

Per le imprese sammarinesi che lavorano con controparti europee, acquistano, vendono o stipulano contratti con soggetti di altri Paesi dell’Unione, questo apre la possibilità di gestire i propri documenti secondo lo stesso standard riconosciuto ovunque.

Cosa cambia per imprese e professionisti con la conservazione digitale

Il messaggio pratico è diretto: l’era della conservazione documentale “fai da te” è finita.

Chi non si affida a un operatore iscritto negli elenchi appropriati rischia che i propri documenti non abbiano la valenza probatoria necessaria in caso di controllo fiscale o contenzioso legale.

Il primo passo concreto è quindi verificare che il proprio fornitore di archiviazione digitale sia regolarmente iscritto negli elenchi tenuti dall’Autorità ICT-C oppure abbia ottenuto la qualificazione europea. Solo queste due modalità rispettano la normativa.

Vale infine la pena ricordare che la Legge 173 del 2024 non si limita alla conservazione documentale: apre le porte, in territorio sammarinese, anche all’identità digitale, alla firma digitale non qualificata e ai sistemi di comunicazione certificata.

Un quadro normativo completo che accompagnerà la trasformazione digitale della Repubblica nei prossimi anni.